EUDR en de voedingssector: waarom de voorbereiding al ruim vóór de douane begint

De regels voor voedselketens draaiden jarenlang vooral om voedselveiligheid, veterinaire controles, gezondheidscertificaten en douaneformaliteiten. Met de EU-ontbossingsverordening (EUDR) verandert dit. Duurzaamheid staat centraal in deze wetgeving, maar de gevolgen gaan veel verder dan alleen rapportage over duurzaamheid.

Voor bedrijven die voedingsmiddelen in de Europese Unie invoeren, brengt de EUDR nieuwe verplichtingen met zich mee. Deze hebben invloed op de keuze van leveranciers, de samenwerking met leveranciers, douaneprocessen en het dagelijkse beheer van de toeleveringsketen.

Voor veel bedrijven is de grootste uitdaging niet het begrijpen van de regels zelf, maar ervoor zorgen dat de juiste gegevens op tijd worden verzameld, gecontroleerd en gekoppeld aan de douaneprocessen voordat goederen de EU-grens bereiken.

Hoewel de datum waarop de belangrijkste verplichtingen van toepassing worden, is uitgesteld, is er niet minder voorbereiding nodig. Veel bedrijven merken dat voldoen aan de EUDR niet simpelweg betekent dat er een extra document moet worden ingediend. Marktdeelnemers moeten kunnen aantonen dat hun relevante producten aan de regels voldoen, tot aan de percelen waar de grondstoffen zijn geproduceerd.

Regels die de hele voedselketen raken

De voedingssector is een van de sectoren die direct met de EUDR te maken krijgt. Grondstoffen zoals koffie, cacao, palmolie, soja en rundveeproducten worden gebruikt in talloze voedingsmiddelen die op de Europese markt worden verkocht.

De regels gelden ook voor verschillende afgeleide en verwerkte producten die in bijlage I van de verordening staan. Daardoor zijn de gevolgen niet beperkt tot bedrijven die grondstoffen rechtstreeks invoeren. Of een product onder de EUDR valt, hangt af van de GN-code in bijlage I: een voedingsmiddel valt niet automatisch onder de regels omdat het bijvoorbeeld cacao, koffie of palmolie bevat.

De precieze verplichtingen verschillen per rol in de keten: marktdeelnemer, downstreammarktdeelnemer of handelaar. Toch hebben fabrikanten, verwerkers, groothandels en winkels die relevante producten uit bijlage I in de handel brengen, op de markt aanbieden of uitvoeren, allemaal een belangrijke rol bij het vastleggen, bewaren en delen van de juiste informatie.

De EUDR vraagt marktdeelnemers om veel verder terug te kijken in hun toeleveringsketen dan bij veel bestaande douaneregels. Zij moeten niet alleen weten wie hun producten heeft geleverd, maar ook waar de relevante grondstoffen precies zijn geproduceerd (land van productie en geolocatie van de percelen). Daarnaast moeten ze kunnen aantonen dat deze niet afkomstig zijn van grond die na de vastgestelde datum is ontbost en dat de productie voldoet aan de relevante wetgeving van het land van productie.

Voor veel bedrijven is zo’n volledig beeld van de herkomst van hun producten nieuw.

De kwaliteit van gegevens wordt een grote uitdaging

Een veelvoorkomende misvatting over de EUDR is dat leveranciers alle benodigde informatie eenvoudig kunnen aanleveren. In de praktijk blijkt het verzamelen van volledige, betrouwbare en controleerbare gegevens binnen een internationale voedselketen juist een van de grootste uitdagingen.

Voedselketens bestaan vaak uit veel verschillende partijen. Ingrediënten kunnen via meerdere producenten, verwerkers, handelaren en distributeurs gaan voordat ze Europa bereiken. Hoe verder een product wordt verwerkt, hoe moeilijker het wordt om iedere relevante grondstof terug te leiden naar de percelen waar die is geproduceerd.

Veel bedrijven merken daarom dat hun huidige informatie van leveranciers niet voldoende is. Gegevens over de exacte herkomst kunnen ontbreken, verklaringen van leveranciers verschillen in kwaliteit en bestaande contracten geven niet altijd recht op alle informatie die volgens de nieuwe regels nodig is.

Hierdoor gaat de EUDR niet alleen over duurzaamheid. Ook het goed verzamelen, beheren en controleren van gegevens wordt steeds belangrijker.

Douane en EUDR raken steeds meer met elkaar verbonden

De EUDR is geen douanewetgeving, maar douaneautoriteiten hebben wel een wettelijk vastgelegde rol (artikel 26 EUDR). De bevoegde autoriteiten zijn verantwoordelijk voor de algemene handhaving; de douane controleert de douaneaangiften voor relevante producten die in het vrije verkeer worden gebracht of worden uitgevoerd.

Relevante producten mogen alleen in de handel worden gebracht, op de markt worden aangeboden of worden uitgevoerd wanneer zij, voor zover vereist, worden gedekt door een zorgvuldigheidsverklaring (Due Diligence Statement, DDS) of, voor primaire micro- of kleine marktdeelnemers, een vereenvoudigde aangifte in het EUDR-informatiesysteem (artikel 33 EUDR). Bij invoer moet het referentienummer van de DDS of het aangifte-identificatienummer beschikbaar zijn voor de douane voordat de goederen in het vrije verkeer worden gebracht.

Dat betekent dat de goederencode, de hoeveelheid en het land van productie correct moeten zijn vastgelegd in de zorgvuldigheidsverklaring of vereenvoudigde aangifte. Het bijbehorende DDS-referentienummer of aangifte-identificatienummer moet, voor zover vereist, in de douaneaangifte worden vermeld. Inconsistenties kunnen aanleiding geven tot nadere verificatie. Wanneer de bevoegde autoriteit een product voor controle heeft aangemerkt, schort de douane de vrijgave voor het vrije verkeer op.

Voor bedrijven in de voedingssector kunnen zulke vertragingen grotere gevolgen hebben dan alleen extra administratie. Veel voedingsmiddelen zijn tijdgevoelig en gekoelde of verse producten zijn maar beperkt houdbaar. Zelfs een korte vertraging kan gevolgen hebben voor de productieplanning, afgesproken levertijden en de kwaliteit van producten.

De financiële gevolgen van het niet naleven van de regels kunnen daardoor veel verder gaan dan eventuele boetes.

Naleving is een gezamenlijke verantwoordelijkheid

Een van de redenen waarom bedrijven de gevolgen van de EUDR onderschatten, is dat de verantwoordelijkheid meestal niet bij één afdeling ligt. Inkoop onderhoudt het contact met leveranciers, duurzaamheidsteams houden zich bezig met de zorgvuldigheidsprocedure (due diligence), douaneteams verzorgen de invoeraangiften en logistieke teams zorgen ervoor dat goederen op tijd de grens overgaan.

De verplichting om een DDS in te dienen ligt bij de marktdeelnemer die een relevant product voor het eerst in de Unie in de handel brengt, of die een relevant product uitvoert dat nog niet door een DDS of vereenvoudigde aangifte wordt gedekt. Bij invoer is dat in de regel de importeur in de douaneaangifte. Downstreammarktdeelnemers en handelaren dienen geen eigen DDS in. Om goed aan de regels te kunnen voldoen, moeten al deze afdelingen echter nauw samenwerken. Ook partijen verderop in de keten spelen een belangrijke rol bij het bewaren en delen van informatie en het kunnen volgen van producten door de hele keten. Zij moeten informatie over hun leveranciers en zakelijke afnemers verzamelen en bewaren.

Wanneer zij de relevante producten rechtstreeks van een marktdeelnemer ontvangen, moeten zij ook de bijbehorende DDS-referentienummers of aangifte-identificatienummers vastleggen en bewaren. Niet-kmo-downstreammarktdeelnemers en -handelaren moeten bij concrete aanwijzingen bovendien nagaan of er zorgvuldigheid is betracht.

De EUDR vraagt daarmee om een manier van samenwerken die voor veel bedrijven nieuw is.

Bedrijven die de EUDR alleen als een duurzaamheidsvraagstuk behandelen, lopen het risico belangrijke praktische gevolgen over het hoofd te zien. Die kunnen pas zichtbaar worden wanneer goederen bij de douane aankomen.

Andersom is het ook niet voldoende om de EUDR alleen als een nieuwe douaneverplichting te zien. Het contact met leveranciers en het verzamelen en controleren van gegevens moeten in de praktijk vaak al plaatsvinden voordat de goederen worden verscheept. De zorgvuldigheidsprocedure moet immers zijn afgerond voordat de producten in de Unie in de handel worden gebracht, en het referentienummer moet vóór de vrijgave voor het vrije verkeer beschikbaar zijn.

Een goede aanpak vraagt daarom om één duidelijk proces waarin leveranciers, productgegevens, douaneaangiften en de benodigde documenten goed op elkaar aansluiten.

Het is tijd om met de voorbereiding te beginnen

Hoewel bedrijven extra tijd hebben gekregen voordat de regels volledig van toepassing zijn, is het verstandig om de voorbereiding niet uit te stellen. De belangrijkste verplichtingen gelden vanaf 30 december 2026 voor grote en middelgrote marktdeelnemers en handelaren. Voor marktdeelnemers die zich uiterlijk op 31 december 2024 als natuurlijke persoon of als micro- of kleine onderneming hebben gevestigd, gelden de betreffende verplichtingen vanaf 30 juni 2027. Voor bepaalde producten die in 2026 aan bijlage I zijn toegevoegd, waaronder oploskoffie, bevroren rundertongen en bepaalde palmoliederivaten, gelden de verplichtingen vanaf 30 december 2027.

Het in kaart brengen van de toeleveringsketen, beoordelen van leveranciers, verzamelen van locatiegegevens en controleren van de benodigde informatie kost tijd. Zeker voor bedrijven die wereldwijd ingrediënten inkopen, vraagt dit om goede afstemming tussen verschillende partijen.

Veel bedrijven gebruiken deze periode daarom al om afspraken met leveranciers opnieuw te bekijken, de kwaliteit van hun gegevens te verbeteren en intern duidelijk vast te leggen wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit verkleint niet alleen het risico dat niet aan de regels wordt voldaan, maar geeft bedrijven ook meer inzicht in steeds complexere internationale toeleveringsketens. De overstap naar de EUDR vraagt om nauwe samenwerking tussen inkoop, duurzaamheid, logistiek en douane. Bedrijven die hier vroeg mee beginnen, zijn beter voorbereid om hun goederen ook onder de nieuwe regels zonder onnodige problemen door de internationale keten te laten bewegen.

Customs Support Group helpt bedrijven in de voedingssector bij de voorbereiding op de EUDR. We zorgen dat douaneprocessen aansluiten op de nieuwe verplichtingen, helpen bedrijven om aan handelsregels te voldoen en bereiden toeleveringsketens in heel Europa voor op de nieuwe eisen. Wil je weten wat de EUDR betekent voor jouw douaneprocessen en toeleveringsketen? Neem contact op met onze experts.