Tagarchief: Normec Foodcare

In vier stappen naar digitale kwaliteitszorg

oranje-producten-mand4-1536×836
Lees het gehele artikel

Onbezorgd genieten van goed en veilig eten

De afgelopen jaren waren foodbedrijven meer dan ooit genoodzaakt om te digitaliseren. Kwaliteitswerkzaamheden moesten op afstand worden uitgevoerd en soms waren audits op afstand nodig. Het is dan wel zo handig als alle documentatie digitaal beschikbaar is. Met een routekaart voor digitale kwaliteitszorg gaan kwaliteitsmanagers goed voorbereid de toekomst in. Volg hiervoor de onderstaande stappen.

Bepaal allereerst het startpunt:

  • Breng in kaart welke werkzaamheden er zijn op de kwaliteitsafdeling;
  • Ga na welke werkzaamheden al gedigitaliseerd zijn;
  • Bedenk of je deze mate van digitalisering voldoende vindt of wat je nog zou willen veranderen.

Te behalen doelen

Als het startpunt bekend is, zoek dan als tweede stap uit welke doelen tijdens de digitaliseringsreis bereikt moeten worden. Door dit gericht voor ogen te hebben, is het eenvoudiger om de juiste oplossingen te vinden. Denk hierbij aan:

  • Tijd besparen op het uitvoeren van administratieve handelingen op de kwaliteitsafdeling;
  • Processen, overzichten en de juiste documentversies moeten altijd real-time inzichtelijk zijn;
  • Het draagvlak voor kwaliteitszorg vergroten binnen de organisatie;
  • Grip op kwaliteitszorg behouden ondanks groei van de organisatie en toename in aantal locaties;
  • Het eenvoudig oplossen van complexe vraagstukken, zoals voedingswaardeberekeningen voor complexe recepturen.
normec vis

Wijze van digitalisering

De derde stap is het bepalen van de wijze van digitalisering. Dit is mede afhankelijk van het budget dat beschikbaar is. Digitalisering is een investering die vaak al snel terugverdiend wordt. Daarbij vragen online softwareoplossingen lang niet altijd een grote investering. Voer bijvoorbeeld een businesscase (haalbaarheidsstudie) uit waarbij je een kosten- en batenanalyse maakt.

Is er geen budget? Ga dan zelf aan de slag met het deels digitaliseren van werkzaamheden. Denk hierbij aan het gebruik van formules in Excel. Hoewel hiermee lang niet alle doelen behaald zullen worden, is het alvast een klein begin. Is er wel budget beschikbaar? Inventariseer dan onderstaande zaken om de juiste route voor digitalisering uit te stippelen.

Voor wie is de software?

Denk na over wie de software moet gaan gebruiken. Gaat alleen de kwaliteitsafdeling met de software werken of moet deze binnen het gehele bedrijf toegepast worden? Als de software door een groot aantal medewerkers moet worden toegepast, kijk dan ook naar het gebruiksgemak. Onderzoek hierbij bijvoorbeeld het volgende:

  • Is de software eenvoudig toepasbaar voor alle medewerkers?
  • Welke training is nodig om medewerkers goed met de software te laten werken en is daarvoor tijd beschikbaar?
  • Binnen welke termijn is de software te implementeren en hoeveel tijd neemt dit in beslag?
  • Hoe snel zijn bestaande gegevens overgezet naar de software en is de migratie ook uit te besteden?
  • Is een duidelijke handleiding en een supportdienst beschikbaar om vragen te beantwoorden?

Offline software

Digitale kwaliteitsoplossingen worden aangeboden via offline en online software. Bij offline software, ook wel on-premise genoemd, wordt de software op de computers van het bedrijf geïnstalleerd. De computers moeten aan bepaalde eisen voldoen om de software goed te laten functioneren. Gegevens worden in de meeste gevallen op je eigen computer opgeslagen. Het voordeel van offline software is in de regel dat je de software slechts eenmalig hoeft aan te schaffen om deze te kunnen gebruiken.

digitaal inspecteren

Maar er zijn ook diverse nadelen aan offline software. De eenmalige aanschaf vraagt vaak een flinke investering. Daarnaast moeten binnen de organisatie IT-faciliteiten beschikbaar zijn voor installaties en onderhoud. En wat als meerdere medewerkers met de software gaan werken? Daarnaast is het belangrijk om vooraf goed uit te zoeken of de software regelmatig geüpdatet kan worden en of hier aanvullende kosten voor gerekend worden. Om veilig te werken moet software altijd tijdig geüpdatet worden.

Online software

Bij online software benader je de applicatie via het internet. Dit wordt ook wel Software as a Service (SaaS) genoemd. De gebruiker hoeft de software niet aan te schaffen, maar sluit bijvoorbeeld een contract af waarbij jaarlijkse en/of maandelijkse licentiekosten worden gerekend. Voor deze software is altijd een internetverbinding benodigd.

Dit kan een nadeel zijn als de internetverbinding binnen de organisatie niet optimaal is. De gegevens worden in de ‘cloud’ opgeslagen en staan dus niet op de eigen computer. Via iedere computer met internetverbinding is de software te benaderen en zijn de gegevens te bekijken. Soms wordt er gebruik gemaakt van een combinatie van online software met offline mogelijkheden, zoals een onze Inspectie app die offline kan worden toegepast. Wel zo handig als je bijvoorbeeld een inspectie uitvoert in ruimten waar geen internetverbinding beschikbaar is, zoals in koelcellen.

Online werken biedt diverse voordelen. Zo zijn gegevens in geval van het crashen van de computer nooit kwijt. Ook is het eenvoudig om gegevens te delen met andere collega’s binnen de organisatie. Ga vooraf wel altijd na hoe de beveiliging van de software geregeld is.

CareNet

Veilig digitaal werken

Zowel bij offline als online werken moeten gegevens veilig worden opgeslagen. Dit is van groot belang voor je organisatie, maar wordt ook vereist vanuit GFSI erkende certificeringsstandaarden, zoals BRCGS. In de BRCGS standaard versie 8 staat bijvoorbeeld:

Als documenten en/of registraties digitaal worden bewaard, moeten deze:

  • Veilig worden opgeslagen, zoals met geautoriseerde toegang, controle van wijzigingen of met wachtwoord beveiliging;
  • Adequaat worden geback-upt om verlies te voorkomen.

Onderzoek dus altijd of aan de juiste beveiligingseisen voldaan kan worden. Kijk bijvoorbeeld ook naar realisatie van tussentijdse updates, betrouwbaarheid van servers en uptime van de applicatie.

Losse oplossingen of totaalpakket

Wellicht wordt binnen het bedrijf al gewerkt met losse softwareoplossingen. Tegenwoordig bieden softwarebedrijven steeds vaker totaaloplossingen aan die modulair aan te schaffen zijn. Dit biedt het voordeel van losse oplossingen, omdat het niet nodig is om direct een compleet pakket aan te schaffen. Tegelijkertijd zijn er vaak andere bijkomende voordelen, zoals:

  • Medewerkers kennen de werkwijze binnen het pakket en hoeven bij aanschaf van een nieuwe oplossing niet ineens alle functies opnieuw te leren kennen;
  • Alle gegevens zijn binnen één omgeving beschikbaar, zodat je snel de gewenste informatie en overzichten vindt;
  • Bij sommige applicaties komen gegevens vanuit meerdere modules samen, zodat je bijvoorbeeld één totaaloverzicht verkrijgt.

Goed voorbereid de toekomst in

Het kwaliteitslandschap verandert continu en dus moet de routekaart voor digitale kwaliteitszorg tussentijds regelmatig bijgesteld worden. Een goede voorbereiding is het halve werk. Ga daarom goed na welke mogelijkheden je in de toekomst van de digitale oplossingen verwacht. Vragen die hierbij gesteld kunnen worden, zijn:

  • Wordt de software automatisch up-to-date gehouden naar aanleiding van wijzigingen in wet- en regelgeving, certificeringsstandaarden en retailstandaarden?
  • Wordt er gewerkt aan nieuwe functionaliteiten en oplossingen?
  • Is de continuïteit van het softwarebedrijf gewaarborgd?
_JLF9674BEW

Samen maken we een routekaart voor jouw bedrijf

Kortom: voldoende zaken om over na te denken als de stap naar digitale kwaliteitszorg gemaakt wordt. Zo komen we bij de vierde stap. We bieden voor food bedrijven online QA software aan, welke is opgebouwd uit meerdere modules. Tijdens een gratis demo laten we de diverse modules zien en vertellen we hoe deze aansluiten op de vraagstukken binnen jouw bedrijf. Zo stellen we samen met jou een routekaart voor digitalisering van kwaliteitszorg samen. Onze offerte wordt voorzien van een Service Level Agreement (SLA). Hierin wordt de kwaliteit van de door ons geleverde software beschreven en wordt aangegeven hoe zaken zoals beveiliging, updates, back-ups en dergelijke goed geregeld zijn. Zo is de routekaart eenvoudig compleet te maken.

5 redenen voor de kwaliteitsmanager om te digitaliseren

FoodTec_JLF9702[2]
Lees het gehele artikel

De moderne kwaliteitsmanager kan er niet meer omheen: digitalisering biedt de oplossing voor diverse vraagstukken. Maar waarom eigenlijk? We hebben op basis van praktijkervaringen vijf redenen op een rij gezet waarom digitalisering een noodzaak is voor de moderne kwaliteitsmanager.

1. Meer doen in dezelfde tijd

De meest gehoorde reden die we in de praktijk tegenkomen, is het gebrek aan tijd op de kwaliteitsafdeling. De afgelopen jaren zijn de eisen vanuit wet- en regelgeving en diverse certificeringsstandaarden flink aangescherpt. Denk hierbij aan maatregelen die u moet treffen voor food defense en voedselfraude en het creëren van een Food Safety Culture. Waar het aantal kwaliteitstaken toeneemt, is uitbreiding van de kwaliteitsafdeling niet altijd het logische gevolg. Veel bedrijven zoeken daarom een manier om binnen de beschikbare tijd meer werkzaamheden uit te kunnen voeren. Door het digitaliseren van kwaliteitszaken maakt u gebruik van automatische berekeningen en hoeft u bijvoorbeeld zelf geen trendanalyses meer te maken of voedingswaarden van het eindproduct te berekenen. Hiermee verschuift bij bedrijven die de digitaliseringsstap hebben gezet de focus. Waar deze eerst lag op het uitvoeren van administratieve handelingen, ligt deze nu veel meer op het doorvoeren van continue verbeteringen. En dat is uiteindelijk de stap die u volgens diverse food safety standards moet zetten. De eerste paragraaf van hoofdstuk 1 uit de BRCGS norm heet niet voor niets ‘Senior management commitment and continual improvement’.

2. Foutgevoeligheid verlagen

Bij het handmatig uitvoeren van vele berekeningen is een fout snel gemaakt. Hetzelfde geldt voor het dubbel invoeren van gegevens in diverse programma’s en systemen. Een kleine fout kan grote gevolgen hebben. Denk hierbij aan voedselveiligheidsrisico’s voor de consument of hoge kosten en imagoschade voor uw bedrijf in geval van een recall. Door te automatiseren voorkomt u dergelijke fouten. Een voorbeeld is het digitaliseren van specificaties, waarbij grondstofgegevens en recepturen met enkele klikken worden omgezet tot eindproductspecificaties met doorberekening van voedingswaarden, ingrediëntendeclaraties en allergeneninformatie.

3. Food Safety Culture realiseren

Of u nu bij een groot (multisite) bedrijf of klein bedrijf werkt, het borgen van kwaliteitszaken moet gedragen worden door de hele organisatie. U kunt een heel goed kwaliteitshandboek schrijven, maar het opvolgen van de procedures en instructies in de praktijk is waar het uiteindelijk om draait. Multisite bedrijven staan daarnaast voor nog een grotere uitdaging. Als u werkt met één centrale kwaliteitsafdeling van waaruit de diverse locaties worden aangestuurd, hoe bereikt u dan álle medewerkers op de werkvloer? Een digitaal online kwaliteitssysteem helpt bedrijven enorm, doordat u documenten en acties eenvoudig deelt binnen de gehele organisatie. Het direct trainen van medewerkers bij nieuwe of gewijzigde procedures is met online QA-software geen utopie meer, maar keiharde realiteit. Een Food Safety Culture, wat tevens een eis is uit de diverse certificeringsnormen, is hiermee eenvoudiger te realiseren.

4. Transparantie

Met de toenemende eisen in wet- en regelgeving en certificeringsstandaarden is het delen van informatie zowel intern als binnen de keten een dagelijkse activiteit op de kwaliteitsafdeling. Dit betekent een flinke administratieve rompslomp aan herhaaldelijk opvragen en versturen van informatie. In een apart overzicht houdt u wellicht bij welke informatie up-to-date is en voor u het weet bent u de hele dag bezig met het versturen van e-mails en het invullen van overzichten. Met een digitaal online kwaliteitssysteem deelt u snel de up-to-date informatie met diverse personen, waaronder uw collega’s. Niet alleen efficiënt voor uw kwaliteitsafdeling, maar ook nog eens transparanter dan ooit.

5. Veilig gegevensbeheer

Zoekgeraakte documenten, rondslingerende papieren, verdwenen registratieformulieren. Enkele voorbeelden waar u in de praktijk als kwaliteitsmanager mee te maken krijgt. U wilt natuurlijk niet dat de instructies en recepturen op straat komen te liggen of dat u een week aan ingevulde registratieformulieren kwijtraakt. Een jaar of vijf geleden merkten we nog wel eens dat bedrijven het ‘cloud-werken’ erg spannend vonden. Gelukkig zien steeds meer mensen in dat dit dé manier van gegevensbeheer van dit moment is. De eisen ten aanzien van veilig databeheer en goede back-ups zijn ook in certificeringsstandaarden zoals BRCGS, IFS en FSSC 22000 steeds strenger. Met een goed beveiligde cloud-applicatie heeft u de zekerheid dat u altijd en overal bij uw gegevens kunt en deze niet kwijtraken. Diverse beveiligingseisen zorgen ervoor dat onbevoegden geen toegang hebben tot uw data en dat het kwaliteitssysteem ook echt van uw bedrijf blijft.

Wel of niet digitaliseren?

Digitalisering helpt de kwaliteitsmanager- en afdeling aanzienlijk om continu voldoende inzicht te hebben in de voedselveiligheid en kwaliteit van producten. Toch is de overstap naar QA-software niet voor iedereen van de ene op de andere dag gezet. Want waar moet de kwaliteitsafdeling die toch al overloopt de tijd vandaan halen om ook nog nieuwe software te implementeren? Uiteraard zijn we hier op voorbereid. Onze QA software bestaat uit verschillende modules en u kiest zelf welke modules u wilt implementeren en op welk moment. Daarnaast speelt wellicht de vraag: welke oplossing past nu het beste bij mijn bedrijf? Ieder bedrijf is anders en heeft te maken met andere vraagstukken. We verzorgen daarom graag een vrijblijvende demo presentatie op uw locatie, zodat we uw vraagstukken kunnen beantwoorden. Er is dus eigenlijk maar één conclusie mogelijk: wel digitaliseren.

Welke oplossing zoekt u?

Wilt u met uw kwaliteitsafdeling een stap zetten op gebied van digitalisering? Neem contact met ons op voor meer informatie of plan direct een gratis demo.