Wat kan RPA voor u betekenen?

In de tijd van digitalisering is software koning. De snelst groeiende software, volgens een onderzoek van Gartner, valt onder de noemer Robotic Process Automation (RPA). Zie het als een virtuele robot die de meest repetitieve administratieve taken kan overnemen. In de financiële sector raakt RPA stilaan ingeburgerd, maar ook op de productievloer kunnen ze voor een meerwaarde zorgen. Zeker in de voedingsindustrie, waar achter elk product een berg informatie schuilgaat.

Fysieke robots hebben de werkvloer reeds getransformeerd. Nu is het aan softwarerobots om hetzelfde te doen in de productie. RPa is een softwaretechnologie die het mogelijk maakt om softwarerobots te bouwen, gebruiken en beheren die menselijke handelingen nabootsen en interacteren met digitale systemen en software. Net zoals mensen kunnen softwarerobots begrijpen wat er op een scherm staat, de juiste toetsen op het klavier indrukken, door systemen navigeren, data identificeren en extraheren en een brede waaier aan gedefinieerde acties ondernemen. Waar zit het verschil dan? De softwarerobots doen het sneller en consistenter dan mensen, volledig volgens de geldende normen en ze hebben ook geen nood aan koffiepauzes. 

Dankzij RPA kunnen bedrijven hun werkprocedures stroomlijnen, waardoor ze rendabeler, flexibeler en meer responsief worden. De softwarerobots nemen de repetitieve, minderwaardige taken op zich, zoals inloggen op applicaties en systemen, het verplaatsen van files en mappen, data extraheren, kopiëren en elders weer inbrengen, invullen van forumlieren en het vervolledigen van routine-analyses en -rapporten. Door deze repetitieve taken door softwarerobots te laten overnemen, krijgen mensen de nodige tijd vrij om te focussen op die zaken die ze het best kunnen en die meer voldoening schenken: innoveren, collaboreren, creëren en interageren met klanten. Meer kennisgedreven taken of creatieve opdrachten met een hogere toegevoegde waarde dus. Een boost voor de medewerkers dus, maar ook voor het bedrijf want zij zien een verhoging in de productiviteit, efficiëntie en veerkracht. 

De kracht van RPA laat zich dus in eerste instantie in de administratie voelen. Deze manier van automatiseren vond dan ook eerst zijn weg naar andere sectoren, zoals de financiële sector. Maar intussen zijn er ook voldoende toepassingen in de productie geïdentificeerd waar de technologie van meerwaarde kan zijn. Er liggen immers mogelijkheden voor RPA in R&D, in operations, in het beheer van de toevoerketen, in de productiviteit van medewerkers … Vooral de combinatie met artificiële intelligentie en IoT-toepassingen maakt het mogelijk om een vloeiende stroom van informatie te creëren doorheen de productie die op zijn beurt kan resulteren in beter inzicht. De meest in het oog springende voordelen op de productievloer zijn de snellere marktintroductietijd (tot 90%), de hogere output (tot 200%) en de lager kosten (tot 40%).

RPA softwarerobots kunnen enerzijds volledig onafhankelijk functioneren. Men spreekt dan van unattended RPA, wat vooral interessant kan blijken voor werk waarbij een hele berg aan data en informatie wordt verzameld, gesorteerd, geanalyseerd en doorgestuurd. Daarnaast zijn de attended RPA’s. De gebruiker kan deze softwarerobots activeren om een aantal rechttoe rechtaan acties autonoom en snel te laten uitvoeren, terwijl hij zich zonder verder omkijken focust op zijn kerntaken. Dit kan bijvoorbeeld interessant zijn bij controleprocessen waar de werknemer extra informatie moet toevoegen of de ingebrachte data moet valideren.

Om tot een succesvolle RPA implementatie te komen moet er allereerst een onderscheid gemaakt worden tussen taakautomatisering en procesautomatisering. RPA werkt het beste als het standaardprocessen betreft die voor elke medewerker binnen het bedrijf dezelfde zijn. U hoeft ook niet meteen het volledige proces te automatiseren. De eerste 70 à 80% zijn vaak eenvoudig aan te pakken. De laatste procentjes complexer en tijdrovend, misschien is dit dan ook niet nodig. Begin ook altijd vanuit een probleemanalyse. Maak een correcte inschatting van de complexiteit van de dataverwerking. Dat zal immers bepalen welke resources nodig zijn om de softwarerobot te realiseren en dus wat het uiteindelijke rendement zal zijn. Belangrijk om weten nog, RPA vereist eigenlijk geen gigantische budgetten of doorlooptijden. Dat maakt ze tot een interessant alternatief voor onbestaande of complex te realiseren gegevensuitwisseling. Maar hoe meer softwarerobots u gebruikt, hoe complexer het beheer wordt. Zorg dan voor de nodige post-implementatiezorg.    

RPA leent zich bij uitstek voor processen die: