Verscherpte onafhankelijke blik helpt grip te krijgen op voedselveiligheid

Auditing is een vaste waarde in de voedselverwerkende industrie. Om aan bepaalde normen te voldoen, wordt elk voedingsbedrijf namelijk wel geconfronteerd met regelmatige – doorgaans jaarlijkse – verplichte audits door een geaccrediteerd CI of Certificerende Instelling. Maar het loont ook om voorbij die verplichting te kijken. Kobe Van Looy, managing director bij KTBA, legt uit waarom, waarvoor en wanneer.

Alvorens in te gaan op de belangrijkste drijfveren voor extra auditing, benadrukt Van Looy een belangrijk onderscheid: “We spreken over interne audits enerzijds en leveranciersaudits anderzijds. De eerste hebben een eerder vrijwillig karakter en komen er op initiatief van het bedrijf zelf; bij de tweede groep gaat het om bedrijven die hun leveranciers aan een audit onderwerpen. Daarvoor worden in principe afspraken gemaakt in het lastenboek, in de vorm van een auditprotocol.”

Waarom zo’n extra audits precies interessant zijn, is een meervoudig verhaal. “In de eerste plaats hangt er zelfs bij interne audits nog een zekere verplichting aan vast, in die zin dat verschillende normen, waaronder BRC, IFS en FSSC22000, ook een intern auditingplan vereisen. Daarnaast zijn interne audits een goede voorbereiding op de officiële controle. Op die manier worden non-conformiteiten namelijk voortijdig geïdentificeerd en aangepakt en komt de certificering niet in het gedrang. Ten derde kan je een interne audit beschouwen als een manier om de eigen werking te optimaliseren. Een leveranciersaudit doe je dan weer vooral om de betrouwbaarheid van je partners of leveranciers te controleren.” Waar het in beide gevallen uiteindelijk om draait, is evenwel hetzelfde: reputatie. “Er heerst een zekere angst voor reputatieschade. In de praktijk blijkt namelijk dat een certificering nooit een volledige garantie biedt; de normen dekken alleen de globale zaken af. Dat kan een bedrijf duur te staan komen. Door extra audits te organiseren, intern of extern, kunnen zo’n zaken beter vermeden worden.”

Van Looy ziet vandaag een groeiende vraag naar microbiologische en chemische analyses. Ook etikettering en het sourcingbeleid voor nieuwe leveranciers staan, in het licht van de grondstoffenschaarste, hoog op de agenda. “Auditing is een dynamisch gegeven. Elk jaar zijn er andere focuspunten, die mee evolueren met trends en tendensen in de markt. Neem daarbij de grote diversiteit aan bedrijven, en het wordt duidelijk dat er niet zomaar één draaiboek is. Elk bedrijf vraagt een eigen auditingplan, afgestemd op zijn noden en verwachtingen.” Een goed oriënterend gesprek ligt aan de basis van zo’n plan, maar ook regelmaat is een sleutel tot succes. “Doe je eenmaal per jaar een globale audit, dan weet je dat er minder ruimte is voor diepgang en dat je enkel het laaghangend fruit zal plukken. Ga je daarentegen een maandelijks of tweemaandelijks engagement aan, dan kunnen verschillende deelaspecten tot op het bot geanalyseerd worden. Bovendien laat het toe om eerst een globaal beeld te vormen en dat in verdere audits, naargelang de geïdentificeerde pijnpunten, te finetunen.”

Terwijl verplichte audits enkel door een CI uitgevoerd mogen worden, kunnen voor extra audits zowel interne als externe partijen ingeschakeld worden. “In wezen kan de QA manager van het bedrijf dergelijke taken op zich nemen. In veel gevallen ontbreken hiervoor echter de tijd en/of competenties, en is het interessanter om met een externe partner in zee te gaan en zo bedrijfsblindheid uit te sluiten.” Ook inhoudelijk is dat volgens Van Looy de slimste zet. “Bedrijven zoals KTBA zijn gespecialiseerd in dergelijke audits. Wij doen dit op dagelijkse basis en bij talrijke bedrijven. Daardoor zijn we niet alleen perfect op de hoogte van de verschillende trends en ontwikkelingen, maar zien we ook heel wat verschillende aanpakken. We weten met andere woorden welke zaken aan een audit onderworpen moeten worden en kunnen advies geven over mogelijke oplossingen en best practices.” Specifiek voor de leveranciersaudits kan een globale partner interessant zijn. “Sommige bedrijven werken met een heel internationaal arsenaal aan leveranciers. Dan is het niet altijd eenvoudig om die grondig en met regelmaat te auditen. Dankzij onze positie binnen Mérieux NutriSciences hebben wij, onder het motto ‘local care with a global reach’, wel die mondiale slagkracht. Niet alleen in Europa, maar ook in Azië, Amerika en het Midden-Oosten kunnen we onze lokale collega’s op pad sturen. Zij kennen de normen, gebruiken, taal en manier van werken. Zo kunnen we snel en gericht schakelen.”