Slimme QA managers werken met slimme tools

De laatste jaren is er veel veranderd in de voedingsmiddelenindustrie. Sterke automatisering, Industrie 4.0 en strengere wet- en regelgeving hebben ertoe geleid dat kwaliteitsmanagers hun handen vol hebben om alles in goede banen te leiden. Slimme QA managers maken daarom gebruik van slimme tools die een hoop werk uit handen nemen.

“De digitalisering groeit sterk in de voedingsmiddelenindustrie. Kwaliteitsmanagers die louter gebruik maken van papier en Excel lijstjes om het overzicht te bewaren, zijn administratieve werkkrachten geworden terwijl het zo belangrijk is om ook op de werkvloer aanwezig te zijn. Het wordt daarom steeds belangrijker om processen te digitaliseren. Het ontzorgt de kwaliteitsmanager en komt de kwaliteit ten goede”, stelt Klaartje Eeckhaut. Zij is senior consultant Kwaliteitszorg bij KTBA. Het bedrijf ondersteunt producenten en toeleveranciers in de levensmiddelenindustrie op het gebied van kwaliteit, veiligheid, wet- en regelgeving. Eeckhaut is betrokken bij de ontwikkeling van het digitale programma QA OnLine van KTBA. “QA Online is een online realtime kwaliteitsapplicatie, speciaal ontwikkeld door en voor kwaliteitsmanagers in de voedingsmiddelenindustrie. Het softwarepakket bestaat uit verschillende modules: Document management, Plan-do-check-act, Specificatiebeheer en gevarenidentificatie en risico-analyse grondstoffen.”

Eeckhaut gaat in op de module Document Management Beheer.  “Met deze module kunnen medewerkers online en real time documenten en verslagen beheren, ongeacht de plek waar ze werken. Zeker wanneer thuiswerken noodzakelijk is zoals tijdens de coronacrisis, is dit een handige optie. Elke medewerker die inlogt in het systeem ziet een persoonlijk dashboard met acties, documenten en verslagen, terwijl een workflow zorgt dat de documenten automatisch bij de juiste persoon terechtkomen voor goedkeuring en ondertekeningen. Er is dan ook een rechtenstructuur in het systeem ingebouwd zodat alleen bevoegde personen toegang hebben tot bepaalde informatie.” Het dashboard geeft ook aan wanneer bepaalde certificaten komen te vervallen. “Dit kan een enorme tijdswinst opleveren. Regelmatig controleren of alle documenten nog up-to-date zijn, zeker bij audits, hoeft niet langer. Het systeem geeft automatisch een melding als documenten binnen afzienbare tijd komen te vervallen.”

Een tweede module is Plan-Do-Check-Act. “Hier wordt overzichtelijk voor welke taken meteen actie nodig is en wat verder nog op de planning staat. Elke actie is daarbij gekoppeld aan een verantwoordelijke terwijl ook de status ervan inzichtelijk is. Op die manier weten alle betrokkenen wat er wanneer door wie nog moet gebeuren. De kwaliteitsverantwoordelijke blijft hierdoor altijd ‘in control’ over alle acties.”

QA Online blijft ook groeien. “We blijven continu in contact staan met onze consultants en klanten. Wensen voor extra uitbreidingen brengen we in kaart, zodat we QA Online nog verder kunnen verbeteren. Feedback heeft er bijvoorbeeld toe geleid dat de module Specificatiebeheer is ontwikkeld. In deze module kun je grondstofgegevens invoeren op basis van een grootschalige ingrediëntendatabase, je kunt recepten samenstellen en automatische berekeningen maken van voedingswaarden maar ook leverancierscertificaten beheren. Op die manier wordt het hele proces van leverancier van grondstoffen tot eindproductspecificatie inzichtelijk. Nog voor het eind van het jaar zal wellicht nog de module leveranciersbeoordeling worden toegevoegd. We vragen continu terugkoppeling vanuit de markt en gaan op die manier mee met de laatste trends en ontwikkelingen.”

De foodsector is erg positief over het systeem, merkt Eeckhaut. “Kwaliteitsmanagers beseffen dat ze heel eenvoudig het overzicht kunnen bewaren in één systeem waardoor de menselijke foutenlast afneemt. Ze merken hierdoor een enorme tijdsbesparing.” 

Het kwaliteitsmanagement digitaliseren vergt wel een investering. “De investeringskosten voor het systeem verdien je door een tijdswinst die het oplevert, snel terug. Wel zul je, zoals bij ieder digitaliseringsproject, in het begin tijd moeten vrijmaken voor de implementatie.” Eeckhaut raadt daarom aan om dit stapsgewijs aan te pakken. “Kies één module om mee te beginnen zodat alles behapbaar blijft. Na implementatie van een module blijft een QA Online specialist het aanspreekpunt bij vragen zodat bedrijven snel de vruchten van het systeem kunnen plukken.”